Viele Unternehmen, Kanzleien, Steuerberater, Verwaltungen und Vereine stehen täglich vor dem gleichen Problem: Dokumente sollen professionell aussehen, aber der Druckprozess kostet unnötig Zeit. Besonders dann, wenn die erste Seite auf Firmenbriefpapier und die weiteren Seiten auf Blankopapier gedruckt werden müssen.
Wer regelmäßig Angebote, Rechnungen, Verträge oder Kundenschreiben erstellt, kennt die Herausforderung. Das richtige Papierfach muss ausgewählt werden, die Druckereinstellungen müssen stimmen und häufig wird vergessen, den Drucker wieder auf die ursprünglichen Einstellungen zurückzustellen. Das führt nicht nur zu Zeitverlust, sondern auch zu unnötigen Druckfehlern und Papierkosten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Briefpapier drucken, einen Briefbogen drucken, das richtige Word Papierfach verwenden und wie Sie die erste Seite auf Briefpapier und die Folgeseiten auf Blankopapier automatisch ausgeben können.
Der erste Eindruck zählt. Ein professionelles Schreiben auf hochwertigem Briefpapier vermittelt Seriosität und stärkt die Wahrnehmung eines Unternehmens.
Viele Unternehmen investieren in:
Trotzdem werden Dokumente oft falsch gedruckt. Besonders bei mehrseitigen Dokumenten kommt es regelmäßig vor, dass:
Die Folge sind unnötige Kosten, Nachdrucke und ein unprofessioneller Eindruck beim Kunden.
Microsoft Word bietet zwar zahlreiche Druckoptionen, jedoch ist die automatische Trennung zwischen Briefpapier und Blankopapier nicht immer einfach umzusetzen.
Typisches Szenario:
Ein Mitarbeiter erstellt ein fünfseitiges Kundenschreiben.
Gewünscht ist:
In der Praxis muss der Benutzer häufig manuell eingreifen. Das kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote.
Gerade bei Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen summieren sich diese kleinen Arbeitsschritte schnell zu vielen Stunden pro Jahr.
Der Ausdruck eines Briefbogens gehört in vielen Unternehmen zum Tagesgeschäft.
Typische Dokumente sind:
Bei jedem dieser Dokumente soll die erste Seite auf dem offiziellen Firmenbriefpapier erscheinen.
Die weiteren Seiten benötigen hingegen keinen Firmenkopf mehr. Hier genügt normales Blankopapier.
Wer täglich mehrere Dutzend Dokumente erstellt, verliert durch die manuelle Druckauswahl wertvolle Arbeitszeit.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Auswahl des richtigen Papierfachs.
Moderne Drucker verfügen häufig über mehrere Papierfächer:
In Microsoft Word müssen diese Papierfächer korrekt angesprochen werden.
Das Problem:
Nicht jeder Mitarbeiter kennt die Druckerkonfiguration.
Dadurch entstehen Fehler wie:
Gerade in Kanzleien und Verwaltungen führt dies regelmäßig zu unnötigem Aufwand.
Die häufigste Anforderung lautet:
Erste Seite Briefpapier, Folgeseiten Blankopapier.
Diese Drucklogik wird in vielen Unternehmen benötigt.
Beispiele:
Das Anschreiben soll auf offiziellem Kanzleibriefpapier erscheinen.
Die Anlagen und Folgeseiten werden auf Blankopapier ausgegeben.
Mandantenschreiben erhalten einen professionellen Briefkopf.
Längere Dokumente werden kostengünstig auf Blankopapier fortgeführt.
Angebote und Verträge beginnen auf Firmenpapier.
Weitere Seiten benötigen keinen Briefkopf.
Offizielle Schreiben erscheinen auf Behördenbriefpapier.
Zusätzliche Informationen werden auf Standardpapier gedruckt.
Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit manuellen Druckprozessen.
Der Ablauf sieht häufig so aus:
Das klingt zunächst harmlos.
Wenn ein Mitarbeiter jedoch 50 Dokumente pro Tag verarbeitet und dabei jeweils nur 10 Sekunden verliert, summiert sich dies auf viele Stunden pro Jahr.
Hinzu kommen Fehler, die Nachdrucke erforderlich machen.
Neben dem klassischen Druck gewinnt die digitale Dokumentenverarbeitung immer mehr an Bedeutung.
Viele Unternehmen versenden Dokumente inzwischen ausschließlich als PDF.
Typischer Ablauf ohne Automatisierung:
Auch dieser Vorgang kostet Zeit.
Deshalb setzen viele Unternehmen auf Lösungen, die PDF-Erstellung und E-Mail-Versand automatisieren.
Besonders praktisch ist die direkte Übergabe an Outlook.
Das Dokument wird:
Dadurch reduziert sich der gesamte Vorgang auf einen einzigen Mausklick.
Gerade bei häufigem Versand von:
bietet dies erhebliche Zeitvorteile.
Unternehmen setzen unterschiedliche Druckermodelle ein.
Typische Hersteller sind:
Wichtig ist, dass die Papierfächer vom Druckertreiber korrekt bereitgestellt werden.
Dann können die Fächer gezielt angesprochen werden.
Anstatt Mitarbeiter ständig Druckereinstellungen anpassen zu lassen, empfiehlt sich eine automatische Drucksteuerung.
Dabei werden die gewünschten Regeln einmal festgelegt.
Beispiel:
Der Anwender muss sich anschließend nicht mehr um Papierfächer oder Druckeinstellungen kümmern.
Für genau diese Anforderungen wurde TB-Druck Pro entwickelt.
Die Software integriert sich direkt in Microsoft Word und ermöglicht:
Besonders interessant für:
Mit TB-Druck Pro erfolgt die Drucksteuerung direkt aus Microsoft Word – schnell, zuverlässig und ohne manuelle Druckerkonfiguration.
Wer regelmäßig Dokumente erstellt, sollte den Druckprozess automatisieren.
Das manuelle Auswählen von Papierfächern kostet Zeit, verursacht Fehler und führt häufig zu unnötigen Kosten.
Die automatische Trennung zwischen Briefpapier und Blankopapier sorgt für professionelle Dokumente und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
Wenn Sie Briefpapier automatisch drucken, den Briefbogen drucken, das richtige Word Papierfach verwenden und die erste Seite auf Briefpapier sowie die Folgeseiten auf Blankopapier ausgeben möchten, bietet TB-Druck-Pro eine praxisnahe Lösung für Microsoft Word.
👉 Weitere Informationen zu TB-Druck Pro finden Sie auf der Produktseite von Terabeit-IT.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Accessibility Widget. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
